什麼樣的會議是高效的會議?別人家的會議為何都那麼簡潔明快又有效?自家公司的會議怎麼就總是扯皮?職場中,企業裡,大公司小組織,會議是最常見的信息溝通和交流的方式,
可以說這個社會自從有了組織形態就應該是有了會議形態,然,問題會議在如今仍是不治頑疾。開會開成扯皮會!
開會開成茶話會!開會開成口水會!越開會問題越多!越開會時間越長!越開會效率越低!
我們分別從以下三個維度來操刀治治這個企業中“無效會議”這個千年不治的頑疾。
維度一、縱向:過程管理
1、會前:
1.1明確主題,明確大綱,明確時間,明確與會人員,明確一切需明確的;
1.2發布通知、發送郵件、發放與會資料;
1.3認真思考、準備方案、準備PPT、準備匯報方式。
2、會中:
2.1會中有紀律:守時、靜音、聽主持人協調
2.2會中有議程:一切依議程行事,即定議程不重不漏不延時。
2.3會中有記錄:一切要點紙質、電子呈現痕跡!會議紀要、會議紀要、會議紀要!重要的事情說三遍,地球人都懂的。
2.4會中有原則:有爭論更要互相尊重原則;公開稱讚、私下批評原則;就事論事,對事不對人原則;沉默即代表認同原則。
2.5會中有技巧:分歧巧對待避免走極端,會場報告可簡潔易條理,時間提醒巧設置保證時間剛剛好。
3、會後:
3.1會後有簽發:會儀紀要相關人員有簽發。
3.2會後有跟進:會中所論事項,會後務必一一跟進落實,避免掉入會開完就完事的坑。
3.3會後有稽核:不僅有跟進更要有稽核,發現意外可及時適時調整。
維度二、橫向:歸類體繫管理
1、歸類一、各種例會:晨會,晚會、週會、月結會。
此類型請嚴格會前、會中、會後操作執行。
2、歸類二、啟發思路、解決創決的頭腦風暴類。
此類型在會中請互相啟發,緩下定論,短時最大量的蒐集創意點子和思路。
3、歸類三、解決問題類:以一個或多個問題、項目的解決為目的的會議。
此類型請嚴格會前、會中、會後操作執行。
4、歸類四、宣布發布消息類:制度、規範、人事異動等各種消息宣布下放類型。
此類型請嚴格會前、會中、會後操作執行。
維度三、空間:保障機制管理
1、事先準備機制:會議組織方和與會方當中任何一人沒有事先準備,則會議取消。
2、主題議程明確機制:為會議準備的資料、PPT、首頁上必須清晰呈現會議主題和議程、沒有顯示會議取消。
3、設立紀律督查官機制:全程管理會議紀律。遲到噪音處罰、銜接上下議程提醒,不良發言提醒。
4、明確“沉默即為認同”的機制:不發言即為同意,會後不得以任何理由反對或無視。
5、24小時簽發機制:會後24小時之內,會議紀要必須簽發完畢,做到人人知曉,個個確認。
6、設置開會培訓訓練機制:專門針對各個層級的員工就如何開會進行“會議訓練”。
統一認知,統一掌握開會技能,會前如何準備、會中如何主持與參會、會後如何跟進與稽核等。
必要的訓練,使公司的會議高效。
【小結】會前有準備、會中有議程、會後有跟進,針對會議的不同分類會對性的組織實施,清晰的保障機制強力助推。成功的組織高效會議so easy
三維多方位的縱向、橫向和保障機制,讓“會議無效”的千年頑疾手到病除。